Waarschijnlijk heb je het woord ‘privacy’ de afgelopen tijd vaker gelezen in koppen van artikelen in de krant of op internet/sociale media. De reden hiervoor is dat vanaf 25 mei 2018 strengere regels gaan gelden rondom het beschermen van gegevens. Op de datum dient namelijk de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) binnen elke organisatie geïmplementeerd te zijn. Vaak wordt alleen privacy genoemd, maar de regels zijn breder. In dit document een korte uitleg van de regels en wat het betekent voor Keep on Movin’.
De strengere regels zijn van toepassing als persoonsgegevens verwerkt worden. Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee je iemand kunt identificeren, dus naam, adres, woonplaats, geboortedatum, BSN enz. Je zou kunnen zeggen dat je met alleen een geboortedatum iemand niet kunt identificeren, maar ook als gegevens makkelijk te combineren zijn (denk aan het ‘googelen’ van een adres bij een naam of een facebook account met geboortedatum), dan is iemand identificeerbaar.
Onder verwerken wordt onder andere verstaan: het opslaan, raadplegen, doorsturen, bewaren. Gegevens worden dus al snel ‘verwerkt’. Degene die gegevens verwerkt, dat kan een overheid, bedrijf, maar ook een vereniging zijn, moet de regels naleven. De toezichthoudende autoriteit (autoriteit persoonsgegevens, AP) kan vanaf 25 mei 2018 aan ieder bedrijf, instelling, vereniging vragen om aan te tonen dat ze de regels naleven. Worden de regels niet nageleefd, dan kan de AP een forse boete opleggen.
Waarom mag Keep on Movin’ gegevens verwerken?
Onder de nieuwe regels mogen alleen gegevens verwerkt worden als dat noodzakelijk is. Er moet een grondslag zijn. Die grondslagen staan in de wet. Voor Keep on Movin’ geldt als grondslag: uitvoering van een overeenkomst en deels wettelijke verplichtingen. Gegevens die niet per sé nodig zijn, mag je niet verwerken en ook niet langer bewaren dan nodig. Bovendien moet je ervoor zorgen dat je zorgvuldig omgaat met de gegevens die je hebt.
Welke gegevens heeft Keep on Movin’ ?
Wij houden een ledenadministratie bij om onze vereniging ‘draaiende’ te houden. Van leden vragen wij naam, adres, woonplaats, geboortedatum en aanvullend mobiel telefoonnummer, e-mailadres. Dit zijn allemaal persoonsgegevens waarop de regels uit de AVG dus van toepassing zijn. De geboortedatum gebruiken we om te controleren of het lid in de juiste groep word ingedeeld.
Het (e-mail)adres hebben we nodig om post/mail te kunnen sturen. Naam, adres en Woonplaats gebruiken we wanneer email adres niet werkt of men geen emailadres heeft. Mobiele telefoonnummers, ook via WhatsApp gebruiken we om onze leden te informeren of om ouders te bereiken in geval van nood of een ongeval tijdens een les.
De eigenaresse gebruikt de ledenlijsten o.a. voor de indeling van de groepen.
Beeldmateriaal
Ook foto’s en filmpjes waarop mensen herkenbaar zijn, zijn persoonsgegevens. Die mogen we niet zomaar maken en niet zomaar op internet of social media (facebook) plaatsen.
Al onze leden en docenten gaan we middels deze AVG Verklaring verzoeken om toestemming hiervoor. Voorts zal bij iedere te organiseren activiteit een bord komen hangen waarop vermeld staat dat er gefilmd en gefotografeerd wordt en dat die foto’s en of films gebruikt kunnen worden op de website , instagram en facebook. Mocht men hiertegen ageren zullen die betreffende foto’s en/of films direct verwijderd worden.
Aan wie worden gegevens verstrekt?
Onze gegevens worden niet met derden gedeeld.
Wat doet Keep on Movin’ verder met de gegevens?
De ledenadministratie wordt gevoerd met behulp van een programma. Dit programma staat op de pc van de eigenaresse. Vanuit dit programma worden o.a. de facturen voor de contributie en verspreidingslijsten voor acties gemaakt. De formulieren voor het innen van de contributie worden door ons bewaard ter verwerking in de financiële administratie. Bij een opzegging worden de betaling en adresgegevens in het opvolgende seizoen vernietigd. Foto’s en films kunnen gebruikt worden voor onze website , facebookpagina en instagram.
Wat betekent het voor Keep on Movin’ ?
De regels hebben beperkte gevolgen voor Keep on Movin’. De financiële en ledenadministratie worden uitgevoerd door 2 personen, Renske en Auke, en alleen verstrekt intern aan anderen indien noodzakelijk. Er wordt zo zorgvuldig mogelijk met de gegevens omgegaan. Mochten de gegevens tóch onbedoeld in handen van derden komen, dan is het verplicht om degenen van wie gegevens verloren zijn gegaan hierover te informeren.
De verwachting is overigens niet dat de AP snel Keep on Movin’ zal verzoeken om aan te tonen dat aan de regels wordt voldaan.